注目度が高まる「電子署名」とは。仕組みやメリットを解説

2021年4月9日（金）

近年、多くの企業で導入が進んでいる電子契約。新型コロナウイルス感染拡大でのリモートワーク普及によって、その利用率はさらに上昇しています。これに伴い注目されているのが「電子署名」です。ここでは、電子署名とは何か、その必要性、電子署名の仕組み、電子署名のメリット・デメリットについて解説します。

電子署名とは

電子署名とは、紙の契約書における押印に相当する行為を、電子文書にて行う処理のことです。
紙の契約書では、印鑑やサインでその契約書が正式なものであることを証明します。電子文書を使った電子契約の場合、押印があっても簡単に書き換えられるので、印鑑やサインが正式なものであることが証明できません。そこで、電子文書では、電子署名によって、その契約が正式なものであることを証明します。

電子署名の必要性

紙の契約書では、押印すると印影が残るので、印影を重ねたり、目視で照合したりして確認します。では、電子署名では、どのように確認するのでしょうか。電子署名では、署名検証という電子的な手段によって、簡単かつ確実に確認することができます。

電子署名には、公開鍵と秘密鍵のペアからなる「公開鍵暗号方式」という技術が使われています。
公開鍵……一般に公開されていて、データが正しいものであると証明する鍵 秘密鍵……署名者（契約書作成者）のみが持ち、厳重に管理される暗号鍵 暗号化された契約書を複合化できるのは、公開鍵だけであり、ハッシュ値という暗号化された関数が一致しなければ、複合化はできません。

電子証明書を使用することで、署名が本人もしくはその役職者であることを証明

電子署名が間違いなく、本人もしくはその役職者であることを電子的に証明するのが、電子証明書です。電子署名を印鑑とするなら、電子証明書は印鑑証明書になります。電子文書に電子証明書を付属させることで、文書の作成者が本人もしくはその役職者であることが証明できます。

電子証明書にも、「公開鍵暗号方式」が使われています。また、印鑑証明書の正当性は印鑑証明書を発行した自治体によって保証されますが、電子証明書の場合は、電子証明書を発行した認証局（CA ：Certificate Authority）がその正当性を保証します。

電子署名を採用した電子契約サービスのメリット・デメリット

メリット1.改ざんを防げる

紙の契約書では、押印すると印影が残るので、印影を重ねたり、目視で照合したりして確認します。では、電子署名では、どのように確認するのでしょうか。電子署名では、署名検証という電子的な手段によって、簡単かつ確実に確認することができます。

メリット2.コストが削減できる

紙の契約には収入印紙が必要であり、印紙税が最大60万円かかることも。電子契約では、書面と違って収入印紙の貼付けは不要となり、印紙税がかかりません。また、契約書の郵送料、保管料も不要となり、稼働コスト（人件費）も大幅に削減できます。

メリット3.業務効率化が図れる

紙の契約では、印刷・製本・押印・封入・郵送・保管など、さまざまな業務が発生し、そのほとんどがオフィスでなければできません。電子契約では、こうした多大な事務処理負担が不要となり、オフィスはもちろん、契約先に出向く必要がなくなります。インターネット環境さえあれば契約を交わすことができるので、在宅ワーク、リモートワークにも最適です。

デメリット1.紙で残らない

業務のデジタル化が進んでいる昨今ですが、紙の書類や印鑑での押印にこだわり、紙に残さないと不安に思う企業文化もまだまだ残っています。契約先がこうした企業である場合、電子契約・電子署名の利便性を説明し、理解を得ることが大切です。

デメリット2.セキュリティ面が不安

単なる電子署名ができる電子契約では、セキュリティ面に不安が生じます。実際、数ある電子契約サービスの中には、電子証明書を使わないサービスもあるからです。電子署名が間違いなく契約者本人もしくはその役職者であることを証明するには、電子証明書が必要であり、電子証明書が付属するサービスを選ぶことが重要となります。

企業間の重要書類には電子証明書付きの電子契約サービスを採用し、利便性を重視する場合には電子証明書なしのサービスを採用するなど、企業の選択がますます重要になると思われます。

電子契約サービスには、長期保管とセキュリティの信頼性が不可欠

契約書の保管期間は、法人税法によって7年間と定められています。さらに、欠損金が生じた事業年度については、保管期間が9年間または10年間に延長となります。こうした長期保管を考えると、長年に渡って安定運用している会社の電子契約サービスを利用することが安心感につながります。

また、電子署名が正式なものであることを証明するには、電子証明書が確実。電子証明書が付属するサービスを選ぶことも、安心かつ安全に電子契約を利用するためのポイントとなります。

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